Jak se nespálit při výběru docházkového systému?
Otázka evidence docházky zaměstnanců se týká každého zaměstnavatele. Jednak proto, že vedení přesných záznamů nařizuje legislativa, a navíc je to přirozeně v zájmu každé firmy, které není lhostejné hospodaření s finančními prostředky.
Vedení docházky „papírovou“ formou je v současné době zastaralé a krajně neefektivní. Proces výrazně usnadňují moderní elektronické systémy, které nabízí široké spektrum praktických funkcí. Díky elektronické docházce lze získat perfektní přehled o době strávené na pracovišti a další potřebné údaje.
Vyberte si systém na míru svým potřebám
Vybrat docházkový systém není snadné. V prvé řadě byste si měli sepsat všechny konkrétní požadavky a určit priority. Počítejte s tím, že ne každé řešení odpovídá vašim potřebám – proto volte obezřetně, neboť po implementaci bude již pozdě. Pečlivě si přečtěte všechny informace uvedené na webových stránkách produktu a neváhejte kontaktovat distributora s požadavkem na osobní konzultaci. Odborníci vám jistě doporučí optimální řešení s ohledem na to, co skutečně potřebujete.
Při výběru elektronického docházkového systému hrají roli následující faktory:
- velikost společnosti,
- počet zaměstnanců,
- způsob přístupu k informacím,
- požadavky na specifické funkce,
- sdílení dat s dalšími moduly.
Využívejte výhody cloudového řešení
Docházkové systémy mohou ukládat data na vlastní servery, nebo na cloud. Druhá varianta je mnohem praktičtější, neboť k informacím v cloudu lze přistupovat kdykoliv a odkudkoliv. Ocení to i zaměstnavatel, který je právě na služební cestě či jinde mimo dosah firmy, stejně jako zaměstnanci – ti si mohou v případě potřeby zkontrolovat počet odpracovaných hodin, zbývající dovolenou apod.
Notifikace vás ihned upozorní na nestandardní situace
Systém pro evidenci docházky posouvá kontrolu firemního areálu na úplně jinou úroveň. Jako velmi praktická funkce se jeví SMS či e-mailové notifikace. Jakmile dojde k situaci, která není zcela běžná (např. pozdní příchod, příliš krátká doba zaměstnance na pracovišti…), vedení se o tom ihned dozví.
Vyberte si správný typ čtečky
Docházkový systém funguje tak, že zaměstnanec přikládá k zařízení identifikační médium. To může mít podobu magnetické karty, čipu či otisku prstu. Které řešení se jeví jako nejvýhodnější?
Magnetické karty jsou náchylné na poškození a v posledních letech se od nich spíše ustupuje. Čtečky otisků prstů jsou zase příliš nákladné a pro většinu firem zbytečné. Jako ideální se proto jeví čipy, případně mobilní identifikace prostřednictvím technologií Bluetooth a NFC.
Rozumí si systém s dalšími moduly?
Evidencí docházky možnosti systému končit nemusí. Moderní komplexní docházkové systémy zvládají integraci dalších modulů – například napojení na výdejové automaty, lokalizační systém a v neposlední řadě bezpečnostní systém (CCTV). Nezapomeňte se zeptat, zda vybraný produkt umožňuje i takové rozšíření.
